Contabilidade organizada para empresas: mais do que cumprir obrigações fiscais

Uma contabilidade organizada permite conhecer a realidade económica e financeira de uma empresa, cumprir obrigações fiscais e tomar decisões com base em informação rigorosa.

Para muitos empresários, a contabilidade está sobretudo associada à entrega de declarações e ao pagamento de impostos. Contudo, o seu papel vai muito além do cumprimento das obrigações legais.

Quando bem estruturada, a informação contabilística constitui uma ferramenta fundamental para acompanhar a evolução do negócio.

O que é a contabilidade organizada?

A contabilidade organizada é um sistema de registo e tratamento das operações económicas e financeiras de uma entidade, de acordo com as normas contabilísticas aplicáveis.

Permite identificar, entre outros elementos, os rendimentos, gastos, ativos, passivos e capitais próprios de uma empresa.

Em Portugal, as sociedades comerciais estão obrigadas a dispor de contabilidade organizada, sendo a respetiva execução técnica assegurada por um contabilista certificado, nos termos legais aplicáveis.

A organização contabilística pressupõe ainda que os registos estejam devidamente suportados por documentos justificativos.

Quais são as principais obrigações contabilísticas e fiscais?

As obrigações de cada empresa dependem da sua atividade, do enquadramento fiscal e do regime aplicável.

Entre as mais frequentes encontram-se:

• Organização e registo dos documentos contabilísticos;
• Tratamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
• Preparação das declarações periódicas de IVA, quando aplicável;
• Preparação da declaração anual de IRC, Modelo 22, quando exigível;
• Preparação da Informação Empresarial Simplificada (IES), nos casos previstos;
• Elaboração de demonstrações financeiras e cumprimento das obrigações de prestação de contas.

Os prazos e requisitos não são iguais para todas as empresas. Por isso, é essencial identificar as obrigações aplicáveis a cada situação e acompanhar as alterações legislativas.

Porque é importante para a gestão da empresa?

Uma das principais vantagens da contabilidade organizada é permitir analisar o desempenho do negócio com base em dados concretos.

Através das demonstrações financeiras, o empresário pode acompanhar indicadores como:

• Rendibilidade: compreender a relação entre rendimentos, gastos e resultados;
• Liquidez: avaliar a capacidade de cumprir compromissos de curto prazo;
• Endividamento: conhecer o peso das responsabilidades financeiras;
• Evolução dos gastos: identificar alterações relevantes na estrutura de custos.

Por exemplo, um crescimento das vendas não significa necessariamente uma melhoria da situação financeira. Se os custos aumentarem proporcionalmente mais ou se os clientes demorarem a pagar, a empresa pode enfrentar dificuldades apesar de faturar mais.

A informação contabilística ajuda a identificar estas situações e a fundamentar decisões de gestão.

A importância de manter a documentação organizada

A qualidade da informação contabilística depende também dos documentos disponibilizados pela empresa.

Faturas em falta, documentos entregues fora de prazo ou operações sem informação suficiente podem dificultar o tratamento contabilístico e o cumprimento das obrigações fiscais.

É por isso importante estabelecer procedimentos regulares de organização e comunicação documental.

Um acompanhamento contabilístico eficaz resulta da colaboração entre a empresa e o profissional responsável pela contabilidade.

O papel do contabilista certificado

O contabilista certificado assume responsabilidades técnicas na execução da contabilidade e na preparação das declarações fiscais que lhe competem.

Além destas funções, o acompanhamento contabilístico pode contribuir para uma melhor interpretação da informação financeira e para a identificação de questões relevantes para a gestão empresarial.

A escolha de um serviço de contabilidade deve, por isso, considerar não apenas o cumprimento declarativo, mas também a clareza da comunicação e a adequação do acompanhamento às necessidades do negócio.

Contabilidade e acompanhamento na Ordem & Método

Na Ordem & Método, prestamos serviços de contabilidade e declarações fiscais, com uma abordagem assente no rigor técnico, na organização documental e no acompanhamento das necessidades de cada cliente.

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