Compliance empresarial: o que é e porque é importante para a sua empresa?

O compliance empresarial reúne práticas, procedimentos e mecanismos de controlo que ajudam uma organização a atuar em conformidade com as obrigações legais, regulamentares e internas aplicáveis à sua atividade.

Independentemente da dimensão de uma empresa, o cumprimento das regras constitui uma parte importante da sua organização e gestão.

No entanto, cumprir a legislação não significa apenas responder às exigências das entidades fiscalizadoras. Significa também desenvolver procedimentos que permitam identificar responsabilidades, prevenir situações de incumprimento e documentar decisões relevantes.

O que significa compliance empresarial?

O termo compliance refere-se ao cumprimento das regras e requisitos aplicáveis a uma organização.

Na prática, envolve a identificação das obrigações que afetam a atividade e a definição de processos que contribuam para o seu cumprimento.

Estas obrigações podem ter diferentes origens, incluindo legislação, regulamentos setoriais, normas contratuais e procedimentos internos.

Uma empresa pode, por exemplo, ter de assegurar o cumprimento de obrigações fiscais, laborais ou relacionadas com a proteção de dados.

A natureza e a complexidade dos procedimentos necessários dependem sempre do setor de atividade e dos riscos identificados.

Quais são as principais áreas de compliance?

O compliance abrange diferentes matérias, consoante a atividade e o enquadramento legal de cada empresa.

Compliance fiscal e contabilístico

Envolve o cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas, a organização documental e a aplicação dos procedimentos necessários à preparação de informação rigorosa.

Compliance laboral

Relaciona-se com o cumprimento das obrigações associadas às relações de trabalho, incluindo registos, documentação e responsabilidades das entidades empregadoras.

Proteção de dados pessoais

As empresas que tratam dados pessoais devem respeitar os princípios e requisitos aplicáveis do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

Estes incluem, entre outros, a licitude do tratamento, a minimização dos dados e a implementação de medidas de segurança adequadas.

Obrigações regulamentares e setoriais

Determinadas atividades estão sujeitas a deveres específicos.

Por exemplo, a legislação de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo estabelece obrigações próprias para determinadas entidades e profissões.

Por esse motivo, o compliance deve ser analisado em função da realidade concreta de cada organização.

Porque é importante identificar e acompanhar os riscos?

A ausência de procedimentos claros pode dificultar o cumprimento das obrigações e aumentar a exposição da empresa a situações de incumprimento.

Uma abordagem estruturada começa pela identificação das regras aplicáveis e pela avaliação dos riscos associados.

A partir dessa análise, podem ser definidos procedimentos, responsabilidades e mecanismos de acompanhamento.

Por exemplo, uma empresa que trate dados pessoais de clientes e trabalhadores precisa de compreender que informações recolhe, para que finalidades são utilizadas e como são protegidas.

O mesmo princípio aplica-se à gestão da documentação fiscal ou ao cumprimento de obrigações administrativas.

Como estruturar uma abordagem de compliance?

Uma metodologia de gestão de compliance pode organizar-se em cinco etapas:

1. Identificar as obrigações legais e regulamentares aplicáveis;
2. Avaliar os principais riscos de incumprimento;
3. Definir procedimentos e responsabilidades;
4. Organizar os registos e a documentação de suporte;
5. Rever os processos perante alterações legais ou operacionais.

A eficácia destes procedimentos depende da sua aplicação real no funcionamento da empresa.

Não basta criar documentos ou regulamentos internos. É necessário assegurar que os processos são conhecidos, executados e acompanhados.

Gestão de Compliance na Ordem & Método

A Ordem & Método disponibiliza serviços de Gestão de Compliance, orientados para apoiar a organização de processos e a identificação das exigências aplicáveis à atividade empresarial.

O âmbito do acompanhamento deve ser definido em função das necessidades e das obrigações específicas de cada cliente.

Se pretende obter informações sobre este serviço, contacte-nos para apresentar a situação da sua empresa.